Электронный документооборот (ЭДО) позволяет юридически значимо подписывать различные виды документов с использованием электронной подписи. Рассмотрим основные категории документов, которые можно оформлять в электронном виде.
Содержание
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет юридически значимо подписывать различные виды документов с использованием электронной подписи. Рассмотрим основные категории документов, которые можно оформлять в электронном виде.
Основные виды документов для ЭДО
1. Договоры и соглашения
- Договоры поставки
- Договоры оказания услуг
- Трудовые договоры
- Дополнительные соглашения
- Предварительные договоры
2. Финансовые документы
| Тип документа | Примечание |
| Счета-фактуры | Требуется квалифицированная ЭП |
| Акты выполненных работ | Полноценная замена бумажным |
| Универсальные передаточные документы | С 2023 года обязательны в ЭДО |
Кадровые документы
3. Документы по персоналу
- Приказы о приеме/увольнении
- Дополнительные соглашения к трудовому договору
- Графики отпусков
- Уведомления и согласия работников
4. Внутренние организационные документы
- Приказы по основной деятельности
- Распоряжения руководства
- Положения и регламенты
- Протоколы собраний
Ограничения в ЭДО
Документы, которые нельзя подписывать электронно
| Тип документа | Причина |
| Доверенности на право голоса | Требуется нотариальная форма |
| Завещания | Особый порядок оформления |
| Договоры ипотеки | Требуется государственная регистрация |
Требования к электронной подписи
- Для большинства документов - квалифицированная ЭП
- Для внутренних документов может использоваться неквалифицированная ЭП
- Для отчетности в госорганы - только усиленная квалифицированная подпись
Преимущества электронного подписания
- Сокращение времени на согласование
- Уменьшение бумажного документооборота
- Возможность удаленной работы
- Автоматизация процессов контроля
При переходе на ЭДО важно учитывать требования законодательства к видам электронных подписей и форматам документов. Для разных типов документов могут применяться различные системы электронного документооборота.
