| Принцип | Описание |
| Единообразие | Соблюдение единых правил оформления документов |
| Оперативность | Своевременная обработка и исполнение документов |
| Доступность | Четкая система хранения и поиска документов |
| Безопасность | Защита конфиденциальной информации |
- Определите перечень документов организации
- Сгруппируйте документы по направлениям деятельности
- Установите сроки хранения для каждой категории
- Утвердите номенклатуру у руководства
- Присвойте входящему документу регистрационный номер
- Зафиксируйте в журнале регистрации:
- Дату поступления
- Исходящий номер отправителя
- Краткое содержание
- Проставьте отметку о поступлении на документе
| Тип документа | Маршрут движения |
| Приказы | Руководитель → Исполнители → Архив |
| Договоры | Юридический отдел → Бухгалтерия → Архив |
| Заявки | Секретариат → Ответственный отдел → Архив |
- Проверьте правильность оформления:
- Реквизиты организации
- Дата и номер документа
- Подписи и печати
- Зарегистрируйте документ в журнале исходящей корреспонденции
- Организуйте отправку адресату
- Использование установленных форм и бланков
- Соблюдение правил деловой переписки
- Наличие обязательных реквизитов:
- Наименование организации
- Дата документа
- Регистрационный номер
- Подпись ответственного лица
| Тип документа | Срок хранения |
| Учредительные документы | Постоянно |
| Кадровые документы | 75 лет |
| Бухгалтерские документы | 5 лет |
- Ведите журнал контроля исполнения
- Устанавливайте четкие сроки исполнения
- Организуйте систему напоминаний
- Фиксируйте результаты исполнения
Эффективное делопроизводство требует четкой организации всех этапов работы с документами. Регулярное обновление инструкций и обучение сотрудников правилам документооборота помогут поддерживать порядок в документации организации. Для специфических видов документов разрабатывайте дополнительные регламенты.
