Процедура утверждения документов является важной частью документооборота в организации. Рассмотрим основные этапы и правила утверждения различных видов документов.
Содержание
Процедура утверждения документов является важной частью документооборота в организации. Рассмотрим основные этапы и правила утверждения различных видов документов.
Виды утверждаемых документов
| Тип документа | Кто утверждает |
| Приказы и распоряжения | Руководитель организации |
| Инструкции и регламенты | Руководитель соответствующего подразделения |
| Договоры и соглашения | Уполномоченные лица по доверенности |
| Отчеты и планы | Ответственные исполнители и контролирующие органы |
Процедура утверждения документа
1. Подготовка документа к утверждению
- Проверка соответствия документа установленным требованиям
- Согласование с заинтересованными подразделениями
- Внесение необходимых корректировок
- Подготовка сопроводительной записки (при необходимости)
2. Оформление грифа утверждения
- Расположение: верхний правый угол первого листа
- Формат: "УТВЕРЖДАЮ" прописными буквами
- Указание должности утверждающего лица
- Личная подпись и расшифровка подписи
- Дата утверждения
Способы утверждения документов
| Способ | Применение |
| Подписание бумажного экземпляра | Для оригиналов важных документов |
| Электронная подпись | Для электронного документооборота |
| Протокол собрания | Для коллегиальных решений |
Особенности утверждения разных документов
- Приказы утверждаются подписью руководителя без специального грифа
- Локальные нормативные акты требуют грифа "УТВЕРЖДЕНО"
- Договоры утверждаются подписями сторон
- Отчетные документы могут утверждаться печатью организации
Юридические аспекты
Утвержденный документ приобретает юридическую силу с момента подписания. Дата вступления в действие может совпадать с датой утверждения или указываться отдельно в тексте документа. Изменения в утвержденный документ вносятся только путем издания нового документа.
